Gestion des inscriptions aux parties (cadre associatif)

[RancidFan]

Bonjour CasusNO !

J'espère que le topic est au bon endroit.

Au sein de mon association avec @Corshclaw nous nous interrogeons sur la gestion des inscriptions aux parties de JDR.
Actuellement nous utilisons la gestion des évènements intégrée à Discord (comme exemple ici) :

• Une personne du bureau crée un évènement avec les info du MJ (descriptif, nombre de PJ, une illu...)
  
• Les joueurs cliquent sur "Intéressé(e)" et ça vaut inscription sur la partie
  

Cette gestion a l'avantage d'être très simple (tout est sur Discord et accessible) mais commence à présenter ses défauts.
Discord ne permet pas par exemple :

• Pas d'ordre d'inscription des joueurs (qui est le dernier inscrit ?)
  
• Pas de blocage du nombre max d'inscrit (on peut avoir 6 personnes sur une table de 5 max)
  

Donc question à l'assemblée : comment faites-vous, ou que voyez-vous comme outil ?
A priori je ne vois que 2 pistes : passer par un bot dédié, ou une plateforme tierce de gestion d'évènement.

Merci pour vos réponses !

[kridenow]

Mon asso passe par forum... donc l'ordre des inscription se fait par la chronologie des messages.
Ensuite le message initial est mis à jour avec les inscrits, jusqu'au nombre max fixé. Ceux en plus sont quand même inscrits (en cas d'absence des inscrits précédents) mais sans garantie de place à cette table (si aucun absent).
Mais c'est pas automatisé, de fait...

[Gorille]

Notre asso passe également par un forum, avec un sujet dédié par soirée.
L’inscription passe par un bot : le MJ crée sa table en indiquant le nombre de joueur max, les joueurs s’inscrivent en cliquant sur un bouton, le nombre de joueur max ne peut pas être dépassé.

[Scratchy]

L'asso lyonnaise dans laquelle j'ai longtemps été dispose d'un module d'inscription dédié (qui avait été développé en interne avant Discord). Mais le process complet est:
- Création sur le forum d'un fil dédié (dans la section planning) par journée, avec inclusion du module dédié sur la bonne date
- Les membres de l'asso peuvent s'inscrire, et commentent aussi dans le fil idoine
- Les non membres doivent demander à ce qu'on les inscrive pour eux (avec un profil Rôliste Anonyme)

[KamiSeiTo]

Mon asso aussi passe par un forum. ^^

Nous on n'aime pas le premier arrivé premier servi*, donc les gens se manifeste sur le forum et lae MJ choisit.

* Y a des gens qui vivent et dorment au club et sur son forum, si on faisait premier arrivé premier servi, ils trusteraient toutes les parties et les nouvelles nouveaux ou celles et ceux qui pour diverses raisons passent sur le forum de temps à autres n'auraient que les miettes à se battre.

[Jeudimaster]

Nous on n'aime pas le premier arrivé premier servi*, donc les gens se manifeste sur le forum et lae MJ choisit.

Certain.e.s utilisent le "je choisirai suivant mes propres critères injustes et personnels" ou encore "un mix entre nouveau/nouvelle, mixité, affinité etc". Mais il faut dire que kami et moi sommes dans un gros club de jdr qui voit passer quasi 300 personnes uniques par mois dans les locaux (certain.e.s davantage). Donc non seulement il y a les habitués mais surtout il y a du monde !

[Malone]

Hello,

J'ai connu plusieurs modèles : forum tradi, Discord, tableau excel et même un board numérique

Le dernier permettait pas mal de flexibilité, le premier aussi mais est jugé vieillot parfois et on passe sous Discord avec les avantages et défauts cités au départ.

Pour la blague j'ai connu une asso qui avait rationalisé les tables, les présences et les créneaux, en gros ça donnait que si machin était sur la table de truc et bidule, il ne pouvait pas aller sur la table de chose etc etc... C'était assez spécial j'avoue (pour pas dire autre de contraire au règlement)

Bonne journée

[Vociférator]

Certain.e.s utilisent le "je choisirai suivant mes propres critères injustes et personnels" ou encore "un mix entre nouveau/nouvelle, mixité, affinité etc". Mais il faut dire que kami et moi sommes dans un gros club de jdr qui voit passer quasi 300 personnes uniques par mois dans les locaux (certain.e.s davantage). Donc non seulement il y a les habitués mais surtout il y a du monde !

Wow, 300 personnes par mois, ça laisse songeur !

C'est un vieux club et vous avez de gros moyens ?

[Jeudimaster]

Saigneursduchaos.be surtout de la chance et des membres motivés depuis 30 ans (pas toujours les mêmes, ça varie hein, sur 30 ans ). Grâce à la générosité d'un des membres, une maison acquise en viager par l'association avec 7 salles disponibles 7 jours sur 7 et 24h sur 24 ça aide. Actuellement y a 3—4 salles occupées quotidiennement, donc une quinzaine de personnes chaque jour, 30 jours par mois. À la grosse louche ça fait 500 passages et en retirant les doublons, oui, à peu près 300 personnes différentes par mois.

[sherinford]

Donc question à l'assemblée : comment faites-vous, ou que voyez-vous comme outil ?
A priori je ne vois que 2 pistes : passer par un bot dédié, ou une plateforme tierce de gestion d'évènement.

Merci pour vos réponses !

Je suis admin et MJ de la Guilde de l'Opale Noire, en Belgique.

On utilise un calendrier:

http://www.guildeopalenoire.be/calendri ... 23&mois=12

Au début de chaque mois, le calendrier du mois d'après se débloque. Donc, pour l'instant, les mois de décembre 2023 et de janvier 2024 sont disponibles.

Quand le mois est disponible, les joueurs peuvent se connecter et encoder leurs disponibilités (vous ne le voyez pas, fatalement, vous n'êtes pas connectés).

De leur côté, les MJ peuvent encoder des parties au calendrier. Et là, ils ont deux possibilités:

(1) Il s'agit d'une campagne suivie, et ils inscrivent les joueurs directement sur la table, en fonction de leurs dispos.

(2) C'est une table ouverte, et ils n'inscrivent personne. Ils indiquent simplement le nombre de joueur minimal et maximal de leur table. Ensuite, chaque joueur peut s'inscrire en fonction de son intérêt.

Il y a quelques limites encodées dans l'outil: jusqu'au 15 du mois en cours, chaque membre ne peut inscrire qu'une seule table le mois suivant. Afin de permettre à tous les MJ de mettre au moins une table au calendrier et éviter la situation où un seul MJ décide le 1er décembre de bloquer tous les samedis soirs de janvier, par exemple.

Je crois que j'ai fait le tour des fonctionnalités. N'hésite pas si tu as des questions.

[RancidFan]

Merci à tous pour vos réponses !

Comme l'asso a 3 ans on a commencé directement sans forum et avec Discord comme unique outil interne. Du coup créer un forum risquerait de rebuter nos plus djeuns.
Je pense qu'on va essayer un bot Discord écrit sur mesure (c'est l'avantage d'avoir une armée de développeurs dans les adhérents). On basculera sur une plateforme comme celle de @sherinford en plan B !

[kridenow]

une armée de développeurs dans les adhérents

Parfois ça aide... Parfois non. Il y a une écrasante majorité d'étudiants et d'ingé en informatique dans le club dont je parlais. Et pourtant... un forum...

[Isatis]

Il y a un Discord dans l'asso dont je fais partie MAIS :

- C'est une asso de jeux de société "généraliste" donc tous ne sont pas rolistes
- Une minorité de personnes est active sur le Discord puisque sur le principe, les gens viennent une fois par semaine le vendredi soir et les parties de JdP s'organisent sur le moment sauf exception (gros jeu qui prennent de la place et/ou du temps)

Du coup pour avoir un aperçu des joueurs potentiels j'ai fais un petit sondage vendredi dernier avec les gens présent et fonction des retours j'organiserai mes tables directement avec les intéressés et s'il reste de la place je proposerai sur le Discord.

Bon, c''est pas optimal comme technique, mais ça m'a permis de discuter avec tout le monde et aussi de connaître le type d'envie que les joueurs avaient plutôt que de partir uniquement sur mes idées à moi.

[Ravortel]

Dans mon asso, il y a Discord + Forum. Le forum est le plus ancien et reste la clef pour ce qui est de la réservation de salles et l'inscription aux parties (ouvertes ou non), le discord sert plutôt pour du blabla sans conséquence ou alors pendant les parties, surtout celles en distanciel.
On retrouve les infos générales plutôt sur le forum, les horaires des différentes activités, etc.
Nous comptons environ 50 membres et si les plus jeunes râlent à l'idée du forum, ils finissent par s'y faire. Discord n'est simplement pas le bon outil pour ça, et s'il existe tant de forums c'est pas pour rien. Jusqu'au moment ils découvrent que pour du jdr, avoir la notification Discord dans la seconde n'est finalement pas utile, mais ils ont besoin de le découvrir par eux-mêmes plutôt que d'écouter les vieux

Nous constatons d'ailleurs un taux de fidélisation proportionnel à l'âge des inscrits, les plus jeunes papillonnent (et bougent pour raison professionnelles aussi), puis un grand trou à l'époque des jeunes parents, enfin les cinquantenaires (et plus) qui reviennent former les jeunes.

[Kandjar]

Bonjour CasusNO !

J'espère que le topic est au bon endroit.

Au sein de mon association avec @Corshclaw nous nous interrogeons sur la gestion des inscriptions aux parties de JDR.
Actuellement nous utilisons la gestion des évènements intégrée à Discord (comme exemple ici) :

• Une personne du bureau crée un évènement avec les info du MJ (descriptif, nombre de PJ, une illu...)
  
• Les joueurs cliquent sur "Intéressé(e)" et ça vaut inscription sur la partie
  

Cette gestion a l'avantage d'être très simple (tout est sur Discord et accessible) mais commence à présenter ses défauts.
Discord ne permet pas par exemple :

• Pas d'ordre d'inscription des joueurs (qui est le dernier inscrit ?)
  
• Pas de blocage du nombre max d'inscrit (on peut avoir 6 personnes sur une table de 5 max)
  

Donc question à l'assemblée : comment faites-vous, ou que voyez-vous comme outil ?
A priori je ne vois que 2 pistes : passer par un bot dédié, ou une plateforme tierce de gestion d'évènement.

Merci pour vos réponses !

Tout en restant dans Discord, vous pouvez utiliser la fonctionnalité "forum" (c'est peut-être réservé aux serveurs dits "communautaires").
Chaque proposition de partie/campagne ajoute un nouveau fil au salon spécial, on peut y ajouter des tags faisant office de filtres, et l'ordre chronologique des réponses peut faire foi.

Après chacun peut l'afficher sous forme de liste...


... ou de galerie


C'est assez clair et facile à utiliser.
Et l'événement peut rester pour servir d'annonce avec un lien vers le fil, et garder la trace des personnes intéressées (ça peut aider pour envisager de proposer une deuxième session par exemple).